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BOLETÍN
Abril 2010
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TEMAS DEL MES
1. DESDE EL SERVICIO: Respuestas a los comentarios de la encuesta
2. SUGERENCIA: Hacia un compromiso sostenible
3. EXPERIENCIAS: Voluntarios en línea creativos colaboran con la Oficina de Gestión del PNUD
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1. DESDE EL SERVICIO: Respuestas a los comentarios de la encuesta
El mes pasado presentamos los resultados de la encuesta realizada para medir el grado de satisfacción con el servicio Voluntariado en Línea de los usuarios activos en el año 2009. Muchos de los participantes añadieron a las respuestas un comentario acerca de sus experiencias de colaboración en línea. En este número analizaremos algunos de los temas propuestos, con la intención de ayudar a cada parte a entender las necesidades y los desafíos de la otra.
No pocos voluntarios subrayaron la importancia de que las organizaciones fortalezcan su relación con los colaboradores en línea aceptando o rechazando las solicitudes sin demorarse, manteniendo abierta la comunicación, proporcionando información, directrices o feedback y emitiendo con puntualidad los certificados de los voluntarios que han completado la tarea.
Por su parte algunas organizaciones lamentaron la falta de compromiso de aquellos voluntarios que, una vez aceptados, abandonan la tarea sin terminar y las obligan a buscar rápidamente un reemplazante. A veces las oportunidades publicadas generan un mar de solicitudes, muchas de candidatos excelentes y otras de perfiles no compatibles con los requisitos que se describen en la oportunidad. Por consiguiente, el proceso de selección puede resultar frustrante para ambas partes, y sobre todo para quienes se ven rechazados.
Para que el voluntariado en línea no deje de ser un medio empoderante, gratificante y eficiente a través del cual la ciudadanía puede contribuir a la paz y el desarrollo, tanto las organizaciones como los voluntarios deben convencerse de que, aunque el entorno sea virtual, la colaboración por Internet conlleva responsabilidades y compromisos bien concretos.
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2. SUGERENCIA: Hacia un compromiso sostenible
La oportunidad ha sido publicada y las candidaturas examinadas. Los aspirantes rechazados han recibido las respuestas negativas y los seleccionados están listos para empezar. ¿Qué puede hacer la organización para asegurarse de que los voluntarios seleccionados mantengan su compromiso hasta el final?
Proporcione toda la información que le pidan los voluntarios
Aunque la descripción de la oportunidad enumeraba los detalles de la tarea y los requisitos del voluntario ideal, los candidatos seleccionados necesitan información más puntual para saber exactamente qué espera la organización de la colaboración. En esta fase cualquier ambigüedad puede causar malentendidos y comprometer el resultado final.
Fije el calendario y los plazos de entrega
Una vez enviada la solicitud, los voluntarios en línea suelen estar listos para empezar a colaborar. Acuerde con ellos los plazos de las entregas y las fechas de envío de eventuales informes y actualizaciones. De esta manera todos los voluntarios compartirán el mismo marco de referencia, cada uno podrá organizar su tiempo de colaboración como le convenga y usted estará siempre actualizado.
Alimente el espíritu de equipo
Generalmente los voluntarios dispuestos a colaborar en línea son personas interesantes y de distintas procedencias. Es importante mantener con ellos una comunicación eficaz, rápida y sensible a las diferencias culturales y lingüísticas. Enviar mensajes personalizados, adaptar el estilo de la comunicación a la platea de voluntarios y compartir información son formas de consolidar al equipo y sostener su compromiso.
Muestre aprecio
Los voluntarios en línea desean apoyar a su organización en el logro de sus objetivos. Manifieste respeto y reconocimiento por el tiempo y el esfuerzo que han invertido acusando recibo del producto final y emitiendo puntualmente el certificado. Mencione en los documentos o en el sitio web de su organización que el proyecto ha sido apoyado por voluntarios en línea. Explicarles a los voluntarios que sus aportaciones le han permitido marcar la diferencia es una fuente de motivación e inspiración.
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3. EXPERIENCIAS: Voluntarios en línea creativos colaboran con la Oficina de Gestión del PNUD
Como su nombre indica, la Oficina de Gestión (OdG) del Programa de las Naciones Unidas para el Desarrollo (PNUD) proporciona liderazgo y apoyo a las oficinas nacionales, regionales y centrales de la organización en 166 países. El PNUD es la red global de las Naciones Unidas que trabaja para el desarrollo. Aboga en favor del cambio y disemina en cada país los conocimientos, las experiencias y los recursos necesarios para que los habitantes puedan construirse una vida mejor. En septiembre de 2009 algunos diseñadores gráficos, caricaturistas y editores de vídeo han comenzado a aportar su experiencia y su creatividad como voluntarios en línea a las actividades de comunicación de la OdG.
Todos ellos concuerdan en que la orientación y las instrucciones recibidas en la fase inicial fueron esenciales tanto para familiarizarse con el PNUD y la OdG como para “visualizar” los resultados esperados. La OdG estimula la participación activa en las discusiones con las que se definen los conceptos y las directrices, poniendo en práctica una filosofía de partenariado que es el mejor aliciente para la continuidad de la colaboración de los voluntarios. La diferencia de horario con Nueva York no fue un obstáculo a la hora de mejorar y hacer más atractivo el material visual de la OdG. Y el nivel de los resultados está a la vista de todos. En diciembre de 2009 los voluntarios hicieron posible la realización del videoclip de la revisión anual de la OdG ocupándose de diseño y edición. La Directora manifestó su reconocimiento a los voluntarios a través de un mensaje enviado al personal de la OdG y varios gerentes pusieron en resalto la elevada competencia y la integridad de los profesionales, así como la puntualidad y los impresionantes resultados alcanzados por las entregas.
Durante un viaje a Nueva York, el voluntario en línea de Corea del Sur Jang Hyun Han fue invitado a reunirse con uno de los gerentes de la Dirección de la OdG y con los miembros del Equipo de Comunicación, quienes ya en varias ocasiones habían recibido de otros colegas valoraciones positivas de la contribución de los voluntarios. “Nos inspira saber que los voluntarios en línea aceptan el compromiso de colaborar con todo el orgullo y la autogratificación de quienes entienden que su experiencia es una herramienta para marcar la diferencia, en el PNUD y en el mundo en general”, afirmó el gerente durante la reunión.
Los alemanes Julia Pax y Ronald Scharf dirigen un joven estudio de diseño cerca de Stuttgart. Julia había oído hablar de voluntariado en línea a través de una amiga y antes de postular para una oportunidad de la OdG en febrero de 2010 trabajó con Ronald en la realización de folletos promocionales para una organización de mujeres en Sudáfrica. Lo suyo es el diseño gráfico, mientras que Ronald se especializa en dirección y edición de vídeos. El proyecto de la OdG les dio la oportunidad de trabajar a cuatro manos. Para el PNUD diseñaron una presentación interna que incluía elementos gráficos y fílmicos y realizaron un videoclip promocional humorístico aprovechando material filmado por el Equipo de Comunicación en la sede de Nueva York.
Jang Hyun Han lleva más de ocho meses colaborando con la OdG. En la República de Corea, su país natal, trabaja para uno de los principales estudios de diseño, pero se siente igualmente a gusto “pensando, imaginando, realizando y puliendo” publicaciones para la OdG. Hasta el momento ha realizado un folleto, el boletín interno y varias plantillas para presentaciones. Reconoce que la colaboración le ha permitido afianzarse y entender mejor qué se necesita para trabajar en el mercado internacional. “Compartir tu talento y ayudar a los demás con pasión es un juego en el que todos ganamos. Te hace sentir orgulloso y positivo”, comenta. “Y no hay que dudar ni un instante en trabajar al máximo nivel, porque este tipo de colaboración aventaja a la organización pero también te permite seguir creciendo profesionalmente”.
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Muchas gracias a Delia Tasso y Gladys Colmenar, las voluntarias en línea que colaboraron en la realización de esta traducción.
