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Bulletin
Avril 2010
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LES THÈMES DU MOIS
1. ACTUALITÉS DU SERVICE : Vos expériences de volontariat en ligne
2. CONSEILS : Comment maintenir l’engagement des volontaires en ligne
3. EXPÉRIENCE : Des volontaires en ligne mettent leur créativité au service du Bureau de la gestion du PNUD
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Dans le bulletin du mois dernier, nous avons présenté les résultats de l’enquête utilisateurs 2009, notamment votre satisfaction vis-à-vis du service Volontariat en Ligne. Bon nombre des volontaires et organisations ayant participé à l’enquête ont également commenté leur expérience de la collaboration en ligne. Nous saisissons cette occasion pour répondre à quelques-unes de vos questions et aider chaque partie, volontaire et organisation, à mieux comprendre les attentes et les défis de l’autre.
L’une des questions importantes soulevées par les volontaires pendant l’enquête est la nécessité pour certaines organisations d’améliorer leur gestion des volontaires en informant tous les candidats quant à l’issue de leur candidature, en communiquant régulièrement avec les volontaires, en fournissant suffisamment d’informations et de recommandations, en donnant des feedbacks et en délivrant des certificats aux volontaires ayant participé à une tâche.
Les organisations ont souligné le fait que certains volontaires se montrent désinvoltes après avoir été retenus pour une tâche. Ces volontaires ne recontactent pas l’organisation après avoir été informés qu'ils sont sélectionnés ou commencent un travail, mais l’interrompent, laissant la tâche inachevée et obligeant l’organisation à trouver un remplacement d'urgence. Les organisations ont également souligné que, même si elles sont absolument ravies du nombre élevé de candidatures qu’elles reçoivent de volontaires compétents, plusieurs candidats se portant volontaires ont un profil qui ne correspond à aucune des exigences stipulées dans le descriptif de l'opportunité. Cela peut être frustrant aussi bien pour les organisations que pour les volontaires, qui voient leurs candidatures rejetées.
Pour que le volontariat en ligne soit une activité habilitante, gratifiante et un moyen efficace permettant à tout le monde d’œuvrer pour la paix et le développement, il est important que les organisations et les volontaires comprennent que, bien que la collaboration se déroule via Internet, les responsabilités et l’engagement qu’elle exige de chacun de nous n’ont rien de virtuel.
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Vous avez publié une opportunité, examiné les candidatures, sélectionné les volontaires avec lesquels vous souhaitez collaborer et refusé les candidatures de ceux que vous ne souhaitez pas faire participer à la tâche. Vous êtes prêt à commencer la collaboration avec vos volontaires en ligne. Alors, que faire pour vous assurer que les volontaires retenus restent mobilisés et achèvent la tâche ?
Fournissez aux volontaires toutes les informations dont ils ont besoin
Vous avez déjà présenté la tâche et ses exigences dans le descriptif de l’opportunité et les volontaires sélectionnés ont le profil recherché. À présent, les volontaires ont besoin de recevoir des informations supplémentaires sur la tâche à accomplir et de comprendre exactement vos attentes. Toute ambiguïté à ce stade est susceptible d’embrouiller et de décourager les volontaires et de compromettre l’issue de la tâche.
Fixez un calendrier et des délais
Les volontaires en ligne s'attendent à commencer une tâche peu de temps après avoir soumis leur candidature. Ils sont enthousiastes et impatients de se mettre au travail. Veillez à vous entendre avec eux sur les délais de livraison du produit fini et établissez un calendrier pour les mises au point et les rapports d'avancement. Cela permettra aux volontaires d’inclure leurs activités de volontariat en ligne dans leur emploi du temps et de vous tenir au courant des derniers développements.
Créez un esprit d’équipe
Vous travaillerez avec des personnes intéressantes vivant aux quatre coins du monde et souhaitant soutenir les activités de votre organisation. En plus de communiquer rapidement et clairement avec les volontaires, il est important que vous teniez compte des différences culturelles et des contraintes linguistiques. En envoyant des messages personnalisés, en vous adaptant au style de communication de vos volontaires et en partageant l’information, vous ferez que les volontaires se sentent partie intégrante de votre équipe et nourrirez leur engagement.
Soyez reconnaissant(e)
Les volontaires en ligne veulent appuyer votre organisation et ses objectifs. Témoignez-leur votre reconnaissance pour leur disponibilité et leurs efforts et montrez que vous appréciez leur travail en donnant des feedbacks. Délivrez leur des certificats pour les remercier de leur contribution. Signalez la participation des volontaires à un projet sur le site Web de votre organisation, dans ses bulletins d'information et dans ses rapports. Les volontaires seront également très motivés et inspirés d'apprendre à quoi leur contribution a servi et les résultats qu'elle a produits.
Le Bureau de la gestion (BoM) du Programme des Nations Unies pour le Développement (PNUD) dirige et soutient les pratiques de gestion des bureaux de terrain, des centres régionaux et des unités du siège du PNUD dans 166 pays. Le PNUD est le réseau mondial de développement dont dispose le système des Nations Unies. Il prône le changement, et relie les pays aux connaissances, expériences et ressources dont leurs populations ont besoin pour améliorer leur vie. Depuis septembre 2009, des graphistes, des caricaturistes et des monteurs vidéo professionnels offrent volontairement en ligne leurs compétences pour appuyer diverses activités de communication du Bureau de la gestion (BoM) du PNUD.
Ces volontaires ont été unanimes quant à l’intérêt des conseils et instructions reçus pour se familiariser avec le travail du PNUD et de BoM ainsi que pour la définition des objectifs de leurs missions. BoM a aussi encouragé une participation active des volontaires durant les discussions visant à identifier les concepts et les orientations des tâches de design. Cette approche du partenariat a été, pour les volontaires, une source essentielle de motivation à continuer à collaborer avec BoM. Malgré les différences de fuseau horaire entre les volontaires et BoM à New York, ceux-ci ont amélioré les documents visuels de BoM, les rendant plus attractifs pour le public ciblé.
A BoM, les travaux des volontaires sont largement appréciés et reconnus de façon explicite. En décembre 2009, un clip vidéo du bilan annuel de BoM a vu le jour grâce à l'assistance dévouée des volontaires en design et en montage. La Directrice de BoM a exprimé sa reconnaissance dans son message au personnel, et les cadres supérieurs de BoM se sont joint à son encouragement des volontaires en ligne en attirant l'attention sur le fait qu’ils ont démontré un professionnalisme et une intégrité de très haut niveau tant pour la ponctualité que pour la qualité impressionnante des produits livrés. Lorsque Jang Hyun Han, un des volontaires en lignes, a eu l’occasion de se rendre à New York, il a été invité à BoM pour rencontrer des membres de l'équipe de communication ainsi qu'un des cadres de la direction de BoM. L'équipe de communication de BoM reçoit en permanence des commentaires positifs de ses collègues sur l'importance de la contribution des volontaires en ligne au travail de l'équipe de communication. « Cela nous inspire de savoir que les volontaires en ligne sont fiers et satisfaits de collaborer avec nous, car leurs compétences constituent le moyen de faire la différence au PNUD et dans le monde en général, » déclare l'un des cadres de BoM.
Julia Pax et Ronald Scharf sont à la tête de leur jeune agence de design en Allemagne. Julia a entendu parler du volontariat en ligne par un ami, et avec Ronald, ils ont travaillé sur le design de matériels promotionnels pour une organisation de femmes en Afrique du Sud, avant de proposer volontairement leurs talents créatifs au PNUD en février 2010. Julia s'occupe du graphisme tandis que Ronald s'occupe de la mise en scène et du montage de films. Leur travail avec BoM leur a permis de combiner les deux disciplines dans un projet unique. Ils ont conçu une présentation interne pour le PNUD comprenant des éléments graphiques et vidéos à partir de séquences filmées au siège du PNUD par l'équipe de communication de BoM. Le résultat est un clip vidéo promotionnel plein d'humour.
Jang Hyun Han de la République de Corée collabore avec BoM depuis plus de huit mois. Il travaille pour l'une des plus grandes agences de design de la République de Corée et il passe une grande partie de son temps libre à « penser, imaginer, réaliser, et peaufiner » les publications de BoM, dont une brochure, le bulletin interne, des modèles de présentation, et bien plus encore. Grâce à sa collaboration étroite avec BoM, il est plus sûr de lui et comprend mieux les compétences qu'il doit développer pour pouvoir travailler au niveau international. « Partager son talent et utiliser sa passion pour aider les autres est un jeu où tout le monde gagne et qui vous fait vous sentir positif(ve) et fier(e), » déclare-t-il. Son conseil pour les autres volontaires en ligne est de « s'assurer que vous produisez toujours la meilleure qualité possible, car les contributions profitent non seulement à l'organisation, mais aussi à votre propre progression professionnelle. »
