Le courrier électronique est le mode de communication le plus courant entre les volontaires en ligne et les organisations. Voici quelques règles de base relatives à la communication par courrier électronique qui renforceront l’efficacité de votre collaboration en ligne.

 

RÉDUIRE LES MALENTENDUS INTERCULTURELS : si la communication interculturelle face à face n’est déjà pas aisée, la communication écrite entre correspondants de cultures différentes est encore plus difficile. Afin de réduire les risques de malentendus, il est indispensable de connaître les différences culturelles et les contraintes de la langue utilisée, mais aussi de faire attention lorsqu’on rédige des courriers électroniques ou qu’on lit ceux des autres.

 

VAINCRE L’ANONYMAT : n’oubliez jamais que le destinataire de votre courrier électronique est un être humain. En personnalisant votre message, vous réussirez à vaincre l’anonymat de l’Internet. Cela commence par la manière dont vous vous adressez à votre correspondant et dont vous communiquez des informations sur votre personne.

 

RECHERCHER LA CLARTÉ : envoyez des messages concis et directs. Si vous correspondez dans une langue qui n’est pas votre langue maternelle et/ou pas celle de votre correspondant, il vaut mieux utiliser un langage clair et former des phrases simples.
 

RESPECTER LA CONFIDENTIALITÉ : obtenez le consentement de vos correspondants avant de les mettre en contact ou d’inclure leur adresse électronique dans les champs « À » ou « CC » d'un courrier.
 

ENVOYER DES PIÈCES JOINTES : faîtes attention lorsque vous envoyez des pièces jointes. Des documents de grande taille peuvent être rejetés par le serveur de messagerie électronique du destinataire ou bloquer leur ordinateur, si leur connexion à Internet est lente. Pensez plutôt à compresser le fichier ou bien divisez-le en petites parties et envoyez chacune dans un message séparé, ou encore, utilisez un outil de transfert de fichiers via le Web.

 

ÊTRE RÉACTIF : répondez aux courriers électroniques le plus tôt possible. Si vous ne pouvez pas envoyer une réponse détaillée immédiatement, accusez réception du message et faites savoir au correspondant à quel moment vous comptez reprendre contact avec lui.

 

 

 

Working to Empower (WTE) est une organisation de jeunes qui s'occupe de la sensibilisation sur le VIH/SIDA. WTE contribue au développement des communautés locales en renforçant leurs capacités d’élaboration et de mise en œuvre de projets communautaires, ainsi qu’en formant des personnes pour devenir éducateurs dans leur communauté.

 

WTE a conçu une large gamme de matériel didactique et des documents sur le VIH/SIDA, la plupart desquels peuvent être téléchargés sur leur site. Les volontaires en ligne ont contribué à la construction de cette base de données contenant plus de 80 ressources en mettant au point de courts documents de formation sur des sujets précis, à la demande des membres du réseau de partage des ressources de l’organisation. Ils ont aussi traduit ces ressources dans 28 langues.

 

L’organisation utilise ces ressources dans ses programmes de formation et les met à la disposition des 600 organisations membres de son réseau mondial, que ce soient de petites associations locales ou des entités gouvernementales. « Le volontariat en ligne a été d’une importance vitale pour l’expansion et le succès du programme de partage des ressources. Ce projet de Working to Empower est presqu’entièrement piloté par le service Volontariat en Ligne», explique Logan Cochrane, le fondateur et directeur de l’ONG, âgé de 24 ans.

 

Les volontaires en ligne qui ont soutenu WTE considèrent que leur contribution les a aussi rendus plus autonomes. C’est notamment le cas de Deo Wasswa (20 ans) qui a travaillé comme volontaire à partir d’un cyber café en Ouganda, où il traduisait des articles de l’anglais vers le ganda. «Grâce aux articles que j’ai traduits, je comprends mieux cette maladie. J’ai pu transmettre ce savoir aux personnes vivant avec le VIH/SIDA de ma localité, en particulier à celles qui ne peuvent ni lire ni écrire. Je leur parle régulièrement des méthodes de prévention de la maladie, comme de ne pas utiliser les mêmes seringues, et d’assister aux séances de prévention de la transmission de la mère à l’enfant dans les centres de santé les plus proches. »
 

Pour Luul Y Beraki, une Érythréenne vivant aux États-Unis, la traduction de ces textes dans sa langue maternelle, le tigrigna, était une manière de mettre ses connaissances au service de son pays d’origine. « Le VIH/SIDA est un problème mondial dont la résolution nécessite un engagement ferme de la part des groupes, des organisations, des gouvernements et des individus. Je rêve de voir ces efforts conjoints inverser la tendance et vaincre l'ampleur de cette épidémie qui touche également ma société, » déclare Luul, pour expliquer son engagement comme volontaire.
 

Bronner Pamplona Augusto Gonçalves, un étudiant en médecine originaire du Brésil, a pour sa part choisi de travailler avec WTE parce que « je suis particulièrement intéressé par la prévention des maladies infectieuses, surtout le VIH/SIDA et parce que j’envisage d’aller bientôt travailler en Afrique comme volontaire. En traduisant ces textes, j’ai mieux compris les problèmes auxquels ces communautés sont confrontées à cause du VIH/SIDA ».

 

Merci à Nadège Ngo Massou et à Jean-Philippe Drécourt, volontaires en ligne, pour l’aide apportée à cette traduction.