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Bulletin
Mai 2009
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LES THÈMES DU MOIS
1. ACTUALITÉS DU SERVICE : Appel à contributions aux volontaires en ligne handicapés
2. CONSEIL : Comment sélectionner vos volontaires en ligne
3. EXPÉRIENCE : Des volontaires en ligne conçoivent des cours universitaires en ligne ouverts à tous pour PEOI
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1. ACTUALITÉS DU SERVICE : Appel à contributions aux volontaires en ligne handicapés
L’un des aspects clés du volontariat en ligne est qu'il n'exclut personne. Le volontariat en ligne permet à chacun, partout dans le monde, de contribuer à la paix et au développement, car il n'implique pas de frais ou de voyage. Il offre la possibilité à des personnes handicapées, qui ne peuvent parfois pas voyager dans un autre pays, d'offrir leur temps, leurs compétences et leur savoir-faire et de faire la différence en aidant des organisations de développement partout dans le monde.
Le service Volontariat en Ligne soutient actuellement un projet de recherche portant sur les différentes façons de faciliter l'accès des personnes handicapées au volontariat pour la paix et le développement. Un résumé de ce projet sera présenté dans un prochain numéro de ce bulletin.
Nous savons que certains volontaires ont choisi d'indiquer dans leur profil d'utilisateur qu'ils se considèrent comme des personnes handicapées. Si vous avez collaboré avec des volontaires en ligne handicapés, envoyez-nous un courrier électronique à l'adresse suivante : info@onlinevolunteering.org et parlez-nous de cette collaboration. Nous attendons de vos nouvelles !
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2. CONSEIL : Comment sélectionner vos volontaires en ligne
Contrairement au processus de candidature pour les volontaires VNU, les volontaires en ligne ne sont pas présélectionnés par le programme VNU. Ils créent un compte sur le site Web du service Volontariat en Ligne et postulent aux opportunités publiées par votre organisation. Postuler à une opportunité de volontariat en ligne est très semblable au fait de postuler à un emploi. Toute personne majeure qui estime avoir les compétences requises et souhaite appuyer votre organisation en réalisant la tâche décrite dans l’opportunité peut soumettre sa candidature. Ceci permet à chacun de participer et vous laisse la liberté de choisir des volontaires présentant le profil que vous recherchez. Voici quelques conseils pour vous guider dans le processus de sélection des volontaires :
Quelles sont les étapes à suivre afin d’accepter un candidat ?
Accédez à la page Gérer les volontaires de votre compte pour examiner les candidatures. Il peut s’avérer très utile de présélectionner quelques candidats et de leur envoyer des questions test. Une fois que vous avez trouvé la personne ayant le profil qui vous convient, envoyez-lui un courriel avec plus d’informations sur la tâche puis entendez-vous avec le volontaire sur le travail attendu, définissez un calendrier et mettez-vous d’accord sur le processus et les prochaines étapes. Prenez soin d’aborder tous les aspects de votre collaboration, comme les droits d’auteur relatifs aux tâches de conception, pour éviter d’éventuels malentendus. Après avoir sélectionné le(s) volontaire(s) que vous souhaitez faire participer à la tâche, n’oubliez pas de cocher la case située devant le nom de tous les autres candidats n’ayant pas été retenus et de cliquer sur le bouton « Refuser les candidatures » au bas de la page.
Comment puis-je m’assurer que les candidats sélectionnés ont les compétences requises ?
La première et la plus importante des étapes consiste à fournir une description détaillée de vos attentes dans l’opportunité publiée sur le site Web du service Volontariat en Ligne. Les volontaires qualifiés adapteront leur candidature à vos exigences, ce qui vous permettra de juger si oui ou non ils possèdent les compétences requises pour vous soutenir dans la tâche. Il peut également être utile de demander aux volontaires de joindre un CV à leur candidature. Il arrive parfois que les informations fournies par les volontaires dans leur candidature ne vous permettent pas de décider si oui ou non ils correspondent aux candidats recherchés. N’hésitez pas à prendre contact avec les volontaires pour en savoir plus. Demandez-leur plus d’informations, des précisions ou de petits échantillons de leurs travaux (comme un test de traduction ou, le cas échéant, des échantillons de conception).
Pourquoi dois-je refuser des candidatures qui n’ont pas été sélectionnées ?
Les volontaires qui postulent à une opportunité sont enthousiastes et désireux d’appuyer le travail de votre organisation. Leur dire non peut être difficile. Il existe deux raisons pour lesquelles il est important d’informer les candidats ne répondant pas à vos exigences qu’ils n’ont pas été sélectionnés pour la tâche. D’abord, le fait de refuser des candidatures indique aux volontaires que l’aide qu’ils proposent est prise au sérieux. De plus, les volontaires préfèrent recevoir au plus vite un message qui leur explique gentiment qu’ils n’ont pas été sélectionnés pour la tâche plutôt que d’attendre votre réponse pendant des semaines. Ceci est démotivant et pourra les amener à soumettre des commentaires négatifs sur votre gestion des volontaires. La fonctionnalité de refus des candidatures, avec envoi de message automatique que nous proposons sur le site Web du service Volontariat en Ligne assure la rapidité et l’efficacité du processus de refus.
Quel est le rôle du programme VNU dans le processus de sélection des volontaires ?
Le programme VNU offre un site Web vous aidant à vous mettre en relation avec des volontaires, ainsi que des outils et des conseils pour assurer une sélection et une collaboration en ligne efficaces. Le programme VNU n’examine pas les candidatures des volontaires en ligne. Cette responsabilité incombe à votre organisation. Parce qu’ils n’ont pas de contrat avec le programme VNU, les volontaires en ligne ne sont pas des volontaires VNU mais des volontaires de votre organisation. Cependant, le programme VNU contrôle la satisfaction des usagers pour que le volontariat en ligne soit une expérience efficace et gratifiante. C’est pourquoi, en plus des commentaires que vous soumettez sur la collaboration entre votre organisation et les volontaires en ligne, il est important d’informer le programme VNU si vous rencontrez des problèmes avec des candidats ou des volontaires.
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3. EXPÉRIENCE : Des volontaires en ligne conçoivent des cours universitaires en ligne ouverts à tous pour PEOI
Professional Education Organization International (PEOI) propose des cours en ligne gratuits de niveau universitaire à plus de 6 100 étudiants inscrits venant de 196 pays différents. Toutes les activités sont gérées par près de 3 800 volontaires en ligne originaires de 142 pays. Les volontaires de PEOI ont créé des manuels en ligne complets de niveau universitaire, des exercices détaillés, des listes de lecture, des cas ou des projets de laboratoire, des débats de classe ainsi que des exercices de révision et des tests. Certains cours s’accompagnent d’illustrations ou de contenus audio ajoutés par des spécialistes. Des informaticiens contribuent aussi en concevant des feuilles de style, en rédigeant des scripts de programmation ou en déboguant les codes PHP, HTML ou XML. Un grand nombre de traducteurs œuvre à rendre les cours disponibles dans les dix langues de travail de PEOI. L'organisation a actuellement une douzaine de cours complets et quelques centaines en cours de réalisation.
Le fondateur de PEOI, John Petroff, professeur de finances et d'économie à la retraite, demande aux volontaires de s'inscrire sur le site Web de PEOI afin d'accéder aux outils de développement des cours. PEOI attache beaucoup d'importance à la gestion des volontaires et publie un bulletin mensuel pour tenir ses volontaires au courant des derniers développements, des nouveaux volontaires, des points forts et autres informations pertinentes. L'inscription permet également de faciliter les échanges en groupe et l'esprit d'équipe au sein de chacune des disciplines de PEOI. C’est ainsi que les volontaires peuvent échanger des idées sur la manière de développer des cours dans leurs disciplines respectives.
« Á chaque étape, un contrôle qualité est impératif pour s'assurer que le produit fini sera réellement un cours de niveau universitaire. S’il serait souhaitable que tous les volontaires de PEOI soient des professeurs d'université, cela n'est cependant pas réaliste : il y a beaucoup de tâches que des étudiants diplômés peuvent accomplir comme la traduction, la rédaction de questions de test ou d'exercices. Les volontaires de PEOI peuvent vraiment être fiers du résultat de ces collaborations qui peuvent réellement changer les vies de nombreux étudiants » déclare John Petroff.
Minh Vo, originaire du Viêt Nam et titulaire d'un doctorat en pharmacie, travaille comme chercheuse pour une entreprise pharmaceutique aux États-Unis. Elle a rejoint PEOI en 2006 et a développé deux cours en ligne 'Pharmacocinétique - Concepts et Applications' et 'Pharmacocinétique clinique'. Elle agit également en tant que membre du conseil d'administration de l'organisation. « Cela a été une collaboration formidable, avec beaucoup d'aide et de conseils de la part du directeur de PEOI. Je fais aussi partie d’une équipe remarquable. Notre collaboration virtuelle n'est pas très différente d'une collaboration face-à-face. Les outils de communication en ligne (par exemple, les courriers électroniques, les forums de discussion...) ne représentent pas des obstacles à l'accomplissement de nos objectifs. »
Punam Kumar (Inde) possède un master en Botanique et est mère et femme au foyer. Elle est volontaire pour PEOI depuis 2007 et a créé le cours 'Introduction à la botanique' qui constitue un manuel de plus de 450 pages, avec 187 images et schémas présentant les caractéristiques internes des plantes, des cellules et des processus. Avec l'aide de son fils, elle a appris le langage HTML afin de dessiner des tableaux, mettre en page et créer des listes et des liens vers d'autres pages. Soutenir une éducation gratuite et ouverte à tous est ce qui l'a attiré dans la mission de PEOI, elle a apprécié l'expérience d'apprentissage qu'a représenté cette tâche : « cela m'a permis de collaborer et de diffuser mon savoir depuis mon foyer tout en enrichissant mes propres connaissances ».
Dennis Dantic, originaire des Philippines et résident au Royaume-Uni, possède un master en Santé publique et travaille comme chef d'équipe dans un centre pour déficients mentaux. Depuis qu'il a rejoint PEOI en janvier 2010, Dennis consacre en moyenne 6 heures par semaine à l’organisation du développement du cours de santé publique, à la gestion du processus de recrutement de volontaires en ligne pour la rédaction des cours de santé publique et à la coordination du développement de deux cours : « Les fondements de la santé publique » et « Biostatistique ». « Je souhaite que plus de personnes participent à cette initiative innovante et exaltante qui permet d’aider les gens en utilisant le pouvoir de la technologie et d'Internet. C'est une entreprise très enrichissante. Il y a tellement de choses à faire, tellement de choses à apprendre. »
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Photo : Scientifiques avec microscope : Jorgen Schytte/PNUD
